Acciones concretas

No se trata de acercarse al enfoque teal sí o sí, sino de tenerlo como una referencia que nos puede ayudar en nuestro propio camino de aprendizaje. En este tema no solo este enfoque puede ser de ayuda, sino tener algunas nociones básicas de productividad y organización del trabajo claras.

El primer paso sería dar espacios para escuchar las necesidades en torno al tema con honestidad y priorizar qué aspectos son los más candentes y necesarios abordar. A lo largo del tema y en los siguientes apartados, encontraras puntos clave sobre los que podéis comenzar a haceros preguntas.

Este tema es complejo, abarca y afecta a muchos otros, pero quizá la clave sería identificar lo prioritario, la necesidad más sentida o los temas más fáciles para empezar a abordar como inicio de camino.

Como venimos contando, a modo invitación, señalamos algunas ideas que pueden ser útiles:

La verdad es que no es nada fácil ser eficaz, si continuamente miras tus emails, el WhatsApp no para, y encima tienes un compañero/a que te interrumpe cada diez minutos para preguntarte algo.

1- Identificar creencias en torno al trabajo

Hemos visto que detrás de muchas de las maneras de hacer que tenemos, se esconden maneras de ver las cosas aprendidas y que responden a esquemas del pasado en los que hemos sido educadas y que más que ayudarnos a trabajar mejor, nos enredan. De estos esquemas a veces no somos conscientes, por lo tanto el primer paso sería desvelarlos.

2- Identificar vuestras pautas de trabajo actuales

Identificando las más improductivas y que generan más estrés, tomando conciencia de cual es la manera de organizar el trabajo a nivel individual y colectivo desde horarios, espacios, medidas de conciliación,  priorización y definición de la carga de trabajo, ladrones de la productividad, etc.

3- Sistemas organización del trabajo y productividad

Para aprender a trabajar de manera más provechosa y sana quizá tenemos que conocer  algunas claves básicas de organización y productividad y hacernos con algún sistema o herramientas como:

Getting Things Done (GTD)

Matriz de prioridades de Eisenhower 

Método Ivy Lee

Técnica Pomodoro

4- Ladrones de la productividad

Cuando trabajamos con otras personas es clave establecer una serie de compromisos que ayuden a que se pueda desarrollar el trabajo con unas condiciones que favorezcan  la concentración, el silencio,  lo mismo que la comunicación o el encuentro.

Hay una parte del tema de organización del trabajo que es personal, pero otra es colectiva, si estos compromisos no se establecen y respetan por todas las personas que trabajan juntas,  es imposible que se funcione de manera óptima, porque lo que hace alguien puede interferir en el resto.

Hay algunos ladrones de la productividad sencillos, que de manera sintética, te conviene tener en cuenta:

Interrupciones
Las constantes interrupciones en el trabajo, nos roban la capacidad de atención y concentración, que muchas de las tareas que tenemos que realizar precisan. Las mismas pueden darse por distintas vías como una email, una llamada o una conversación de manera directa o presencial. Necesitamos comunicarnos, pero también concentrarnos, y para ello es importante aprender a no dejarnos llevar por la inercia y la inmediatez, sino reflexionar cuando escogemos comunicarnos, de manera que se respete y cuide el trabajo propio y ajeno. 

Gestión del correo electrónico
El correo electrónico es una herramienta de comunicación asincrónica, como muchas otras (whatsapp, telegram, etc) es decir no hay que responder inmeditamente, aunque mucha gente la está convirtiendo en sincrónica y  pareciera que hay que estar respondiendo correos cada vez que nos envían uno.
Un buen consejo es respetar el tiempo para el correo estableciendo franjas para mirarlo, como puede ser a primera hora y al final de la jornada. 

Gestión del teléfono
Un teléfono está disponible para llamadas,mensajes, redes sociales, ósea nuestro teléfono es otro ordenador donde a veces estamos en paralelo funcionando y puede ser una fuente de distracción más, sino tomamos el mando . Saber que en determinados momentos estamos en desconexión de teléfono nos permite caer en menos interrupciones.

Reuniones 
Las reuniones de trabajo son de los temas que peor prensa tiene en las organizaciones, contando con una percepción de tedio y pérdida de tiempo,  la causa es no utilizarse cuando tienen sentido o no prepararse adecuadamente. En el tema de reuniones podrás adentrarte más en ello. 

5- Desconexión y desconexión digital. 

La relación laboral tiene límites que es importante respetar para garantizar el tiempo de descanso y vacaciones. Dichos límites es importante aplicarlos a nivel individual y colectivo.  Además de ser un derecho son un beneficio, la productividad no va de cantidad sino de calidad, y si queremos estar con energía y atención en el trabajo el descanso es importante.

Hoy en día, sin embargo, las nuevas tecnologías han hecho que esta desconexión sea aún más difícil, lo cual ha llevado a la necesidad de regular el derecho a la desconexión digital . El mismo consiste en respetar el tiempo de descanso, los permisos y las vacaciones, además de la intimidad personal de quienes trabajan. Implica el derecho a no contestar videollamadas, emails, WhatsApps o cualquier otro tipo de comunicación fuera de su horario laboral.